Produkcja, rynek niemiecki · Aplikacja webowa
Panel obsługi zamówień dla producenta schodów
Rola:Projekt, wdrożenie, rozwój i opieka od ponad dwóch lat
Stolarnia produkująca schody na wymiar dla klientów w Niemczech. Cała obsługa zamówienia, od wyceny po podpisanie umowy, szła wcześniej mailem i przez telefon. Powstał panel, w którym pracownicy prowadzą sprawę od początku do końca.
Wyzwanie
Stolarnia sprzedaje schody na wymiar, więc każde zamówienie to kilka rund ustaleń, zanim cokolwiek trafi na produkcję. Przed wdrożeniem wyglądało to tak:
- oferty liczone ręcznie w arkuszu,
- ustalenia z klientem prowadzone mailem i telefonicznie,
- projekty i ich kolejne wersje wysyłane jako załączniki,
- umowy drukowane, podpisywane i skanowane.
Każde z tych miejsc działało osobno. Żeby sprawdzić, na czym stoi zamówienie, trzeba było przejrzeć skrzynkę, arkusz i folder z projektami, a ustalenie z rozmowy telefonicznej istniało tylko w pamięci osoby, która ją prowadziła.
Rozwiązanie
Panel, w którym pracownicy stolarni prowadzą całe zamówienie:
- przygotowanie i wysyłka oferty do klienta,
- kontakt z klientem bez przechodzenia na maila,
- przesyłanie projektów i ich kolejnych wersji,
- podpisanie umowy,
- podgląd statusu realizacji.
Zapytaniami zasila panel strona sprzedażowa tej samej firmy, również mojego wykonania.
Efekty
Dwa efekty podaje sam właściciel firmy. Przygotowanie wyceny, które wcześniej zajmowało około 20 minut, dziś trwa 3 minuty. A automatyzacja całego obiegu oszczędza pracę odpowiadającą co najmniej dwóm osobom.
To drugie jest ważniejsze, niż wygląda. Panel nie przyspieszył jednej czynności, tylko zdjął z zespołu całą warstwę pracy, która nie dawała wartości: szukanie, przepisywanie, dopytywanie, na czym stoi zamówienie.
Ale sama oszczędność czasu to dopiero połowa rzeczy. Druga połowa wynika z tego, że proces przestał być rozproszony. Wcześniej jedno zamówienie żyło w skrzynce mailowej, w arkuszu z wyceną, w folderze z projektami i w umowie do wydrukowania, a każde przejście między nimi oznaczało przepisywanie tych samych danych i okazję do pomyłki. Teraz sprawa ma jedno miejsce i jedną historię: widać, co ustalono, która wersja projektu jest aktualna i na czym stoi zamówienie.
Ma to bezpośrednie przełożenie na sprzedaż. Klient zamawiający schody pyta zwykle u kilku wykonawców naraz i często wybiera tego, kto odpowie pierwszy z konkretem. Wycena gotowa w 3 minuty zamiast 20 zmienia więc nie tylko obciążenie zespołu, ale i pozycję firmy w tym wyścigu.
Chcesz podobny efekt u siebie?